تصميم وتقييم نظم الرقابة الداخلية

شركات المحاسبة تطبق الرقابة الداخلية و هي عملية تهدف إلى ضمان إعداد التقارير المالية الموثوق بها، والتى تساعد في ضمان ان البيانات المالية خالية من أخطاء جوهرية والأصول محمية بشكل كاف من الاختلاس، وفعالية وكفاءة العمليات، والامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها. حماية الأصول من السرقة والاستخدام غير المصرح به هو أيضا جزء من الرقابة الداخلية.

بيئة الرقابة هو أسلوب الإدارة وتوقعات المديرين الأعلى مستوى .تحدد  سياسات سيطرتهم بشكل رئيسي بيئة الرقابة .  فبيئة الرقابة الفعالة تضمن أن يتم اتباع السياسات والإجراءات المعمول بها.وتتضمن رقابة مستقلة يوفرها مجلس الإدارة من قبل لجنة المراجعة؛ النزاهة والقيم الأخلاقية ، وهيكل تنظيمي محدد مع موظفين جديرين بالثقة؛ وإسناد السلطة والمسؤولية.

أنشطة المكافحة وهى إدارة سياسات محددة تستخدم لتحقيق أهدافها.من أهم فعاليات أنشطة المكافحة فصل الواجبات ، السيطرة المادية على الموجودات والسجلات وشيكات مستقلة على الأداء. يظهر وصف مختصر لكل من هذه الأنشطة التحكم أدناه.

ومايلى وصف مختصر لكل من انشطة التحكم :

الفصل بين المهام يتطلب تعيين افراد  للقيام  بمسؤولية العناصر المختلفة من الأنشطة ذات الصلة ، ولا سيما تلك التي تنطوي على ترخيص ، أو دفاتر . على سبيل المثال،لا يجب على الشخص المسؤول عن حفظ السجلات للأصل ان يكون هو نفسه الشخص المسئول عن السيطرة المادية لذلك الأصل.  فوجود أفراد مختلفين لأداء هذه المهام يخلق نظاما من الضوابط والتوازن.

الترخيص اللازم  للمعاملات والأنشطة يساعد على ضمان أن جميع انشطة الشركة تلتزم بالمبادئ التوجيهية الموضوعة ،ما لم يأذن المديرين المسؤولين بدورة أخرى من العمل .على سبيل المثال، قائمة الأسعار الثابتة قد تكون بمثابة تفويض رسمي  بالسعر لموظفي المبيعات.

الوثائق و السجلات الوافية تقدم دليلا على أن البيانات المالية دقيقة. الضوابط تهدف إلى ضمان حفظ السجلات .الضوابط المصممة  لضمان حفظها  تشمل إنشاء الفواتير وغيرها من الوثائق  سهلة الاستخدام والمفيدة بما فيه الكفاية؛ إستخدام الوثائق المرقمة من قبل والوثائق المتتالية؛وإعدادها في الوقت المناسب.

السيطرة المادية على الموجودات و السجلات يساعد على حماية أصول الشركة . ويمكن أن تشمل هذه انشطة التحكم تلك على ضوابط إلكترونية أو ميكانيكية ( مثل بطاقات هوية الموظف، والأسوار، و تسجيل النقد ، وملفات مضادة للحريق، والأقفال ) أو الضوابط المتعلقة بالكمبيوتر والتى تتعامل مع امتيازات الوصول أو إجراءات النسخ الاحتياطي والاسترداد المعمول بها.

الشيكات المستقلة على الأداء، والتي يتم تنفيذها من قبل الموظفين الذين لم يقوموا بالعمل الذي تم فحصه مما يساعد على ضمان موثوقية المعلومات المحاسبية وكفاءة العمليات. على سبيل المثال، يتحقق المشرف من دقة محرر درج النقود المباعة بالتجزئة في نهاية اليوم. المدققين الداخليين يمكن وأيضا أن يتحققوا من قيام المشرف باختباردرج النقود.

نظام الرقابة الداخلية يساعد في ضمان ان البيانات المالية خالية من أخطاء جوهرية والأصول محمية بما فيه الكفاية من الأختلاس.